Impreza integracyjna w kosztach firmy – jak prawidłowo rozliczyć?

Czy wiesz, że odpowiednio zorganizowana impreza integracyjna może być nie tylko doskonałą okazją do zacieśnienia więzi między pracownikami, ale także elementem, który poprawia efektywność pracy i może być uwzględniony w kosztach firmy? Ważne jednak, by znać zasady rozliczeń podatkowych oraz podatków VAT odnośnie takich wydarzeń. W tym artykule przedstawimy najważniejsze informacje o tym, jak prawidłowo wydatki związane z imprezą integracyjną uwzględnić w rozliczeniach firmy.

Rozliczenie wydatków na pracowników i ich osoby towarzyszące

Zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (17 lutego 2014 r. nr ITPB3/423-559/13/PST) wydatki na pracowników i osoby towarzyszące bez alkoholu mogą być uznane za koszt podatkowy, co oznacza, że mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania danego przedsiębiorstwa. Prawo do odliczenia VAT przysługuje również przy usługach cateringowych (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 23 lipca 2008 r. sygn. ILPP1/443-436/08-4/BD). Jeżeli impreza ma charakter integracyjno-szkoleniowy, wydatki mogą zostać zaliczone jako koszt podatkowy (wyrok NSA z 19.10.2022 r., II FSK 572/22).

Koszty uczestnictwa osób spoza firmy na imprezie integracyjnej

• Wydatki na podwykonawców i osoby B2B nie kwalifikują się jako koszt uzyskania przychodu, lecz jako koszty reprezentacji.
• Impreza finansowana z ZFŚS nie jest kosztem uzyskania przychodów, co oznacza, że środki wykorzystane ze specjalnego funduszu socjalnego nie zmniejszą podstawy opodatkowania.
• Wydatek na napoje alkoholowe, jak stwierdzono w wyroku WSA we Wrocławiu (5 lipca 2012 r.), nie jest kosztem uzyskania przychodu.
• Faktury za usługi kompleksowe, które obejmują integrację oraz VAT, uprawniają do odliczenia VAT, nawet jeżeli same usługi gastronomiczne czy noclegowe nie dawałyby takiej możliwości.

Zasada zakwalifikowania wydatków

Aby móc zakwalifikować wydatek jako koszt uzyskania przychodu, konieczny jest bezpośredni związek przyczynowy z powstaniem przychodu. Cel takiego spotkania powinien być jasno określony i związany z działalnością firmy, np. poprawa efektywności pracy czy promocja wzorców zachowań.

Dodatkowo, moment rozliczenia wydatków ma kluczowe znaczenie – zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy CIT rozliczać należy je na dzień księgowania na podstawie dokumentu (tzw. moment poniesienia wydatku). Wydatki te powinny być również należycie udokumentowane i celowo powiązane z przychodem przedsiębiorstwa np. poprzez plany szkoleń czy raporty z efektywności po integracji.

Prawidłowe rozliczenie imprezy integracyjnej wymaga przemyślanej organizacji oraz znajomości regulacji podatkowych. Kluczowymi aspektami są określenie uczestników wydarzenia, charakteru spotkania oraz precyzja w dokumentowaniu celu imprezy. Warto również pamiętać o potencjalnym ryzyku sporu z organami skarbowymi, co może wymagać dogłębnego uzasadnienia kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodu.

Odpowiednio skonfigurowane wydarzenie integracyjne nie tylko wspiera budowanie silnego zespołu i kultury organizacyjnej, ale również może przynieść korzyści podatkowe. Zachęcamy do konsultacji ze specjalistami ds. podatków przed planowaniem takiego wydarzenia, aby móc czerpać korzyści zarówno organizacyjne, jak i podatkowe.